第一章 总则
第一条 为了加强我校学术交流活动的管理，鼓励我校各单位和教师开展对外学术交流活动，调动科研积极性，进一步提高教师的学术水平，营造良好的学术氛围，特制订学术交流活动暨学术交流基金管理办法。
第二条 各类学术活动应真实客观地反映学术最新成果，依法开展自由平等的学术批评与争论，推动不同学科领域、不同学术思想、不同学术流派间的交流与合作。
第三条 学术活动的主要形式包括：学术会议、学术报告、学术讲座、专题研讨会等。
部分学术活动的定义为：
国际性学术会议：包括在国内外举行、面向各国征集论文且有外国专家学者参加的学术会议。
全国性学术会议：指经中央和国务院有关部门批准或全国性学术团体在国内举行的只有国内专家学者参加的学术会议。
地方性学术会议：指经省厅局有关部门批准或地方性学术团体在国内举行的只有国内专家学者参加的学术会议。
聘请专家讲学：指国内外专家学者接受聘请，来我校进行传播科学研究与应用发展的新理论、新方法等信息的学术性讲学。
合作研究：指我校与他国、国内其它单位共同承担的研究项目，互派专家学者到对方参加研究的项目等。
第二章 学术活动组织管理
第四条 学术活动实行学校和二级单位两级负责制。
第五条 重大学术活动由科研外事处承办和组织管理；全校性重要学术活动由申办的基层单位承办，科研外事处督办并负责协调；一般性学术活动由主办或承办的基层单位组织管理；在校大学生学术活动由所在二级学院（部、所）、学生处、团委组织管理，科研外事处参与指导和协调。
第六条 各二级学院（部、所）和相关部门应积极组织、参加各种形式的学术活动，校长办公室、党委宣传部、后勤管理处、网络管理中心等部门要积极支持学校开展的各类学术活动。
第七条 重要学术活动实行事前报告审批制和事后备案制管理。学术活动举办前，有关单位应到科研外事处办理学术活动申报审批手续；学术活动结束后，有关单位应到科研外事处办理学术活动信息反馈、材料归档、经费结算、新闻投稿等手续。
第三章 经费来源及资助范围
第八条 学术活动经费由以下三部分组成：
（一）学校学术活动专项经费。
（二）重点学科、重点实验室建设经费和科研项目经费中用于学术活动开支的部分。
（三）各单位自筹的学术活动经费。学校提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的校内单位积极向校外单位或组织争取和筹措会议所需经费。
第九条学校举办的学术活动，经费使用由科研外事处负责人审核并备案，分管校长审批；重点学科、重点实验室建设经费用于学术活动，由重点学科、重点实验室负责人审核，科研外事处审核并备案，分管校长审批；各单位举办的学术活动，本单位相关经费或自筹经费的使用由举办单位主要负责人审批，科研外事处备案；科研项目经费用于学术活动，按照相关科研项目经费管理办法执行，科研外事处审核并备案。
第十条 学术活动经费主要用于：
（一）聘请校外专家学者来校做学术报告。
（二）安排校内专家学者做学术报告。
（三）教师与科研人员外出参加学术会议或其他学术活动。
（四）举办各级学术研讨会、学术年会。
（五）对学校科研发展有重大意义的科技研讨与交流活动。
（六）合作研究。
（七）学术沙龙活动。
（八）学校组织的其他学术活动。
第四章 学术交流活动的计划、实施、宣传
第十一条 学术活动是科研工作的重要组成部分，应纳入各教学院（系、部、所）科研工作总体计划。学术活动计划每年制定一次，各单位应于每年1月上旬将学术活动计划报科研外事处，经科研外事处审核后执行。未列入学校计划的学术活动，学校不资助活动经费。
第十二条 各教学院（系、部、所）应认真执行学术活动计划，按计划做好学术活动的组织实施工作。每年4月、10月为我校的学术活动月，各单位可适当集中安排本单位的学术交流活动。
第十三条 学术活动的实施执行提前申报制度，申报内容主要包括“会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单，提交论文情况等”，并附政府主管部门(学会、研究会)或委托单位的批文附件及会议背景材料。
第十四条 校内学术活动的宣传工作由各学术活动主办单位负责。要求举办单位在校园内张贴海报，在校园网和电子公告牌发布信息，营造学术氛围，并认真组织相关人员参加。学术活动中，要注意获取电子或书面讲稿、照片（6张以上）、录音录像等资料。
第十五条 学术活动结束后，主（承）办者或参与人须在3个工作日内以“学术交流反馈信息表”(内容部分不少于500字)的方式对本次活动的内容进行总结，并提交新闻稿和相关文字、图（照）片、音像资料至科研外事处备案，同时相关院系部需自行保存学术活动档案资料。
第五章 主办或承办学术会议
第十六条 学校鼓励有条件的单位和部门积极争取主办或承办各级各类学术会议，并将此作为评价重点学科建设水平的重要指标之一。
以学校名义主办或承办全国或全省、全市性学术会议，其主题应有利于学校科研工作和学科建设，有利于提高学校的学术水平、学术地位和对外影响力。
会议主题所涉及的学科或技术领域，我校必须具有一定的研究基础，即已形成至少3人以上的学术研究群体，承担有省级以上研究课题或已取得一定数量和质量的有一定影响的研究成果。会议须有我校学者提交不少于5篇会议交流的论文。
第十七条 全国性学术会议须在会前6个月、全省性学术会议须在会前3个月向科研外事处提交申请（申请表见附件1），由科研外事处会同有关部门审核后上报主管校长审批。提交审批的会议方案应包括会议名称、内容、时间、地点、规模、参加人员（附会议交流论文）、预期收获、经费来源及经费预算等。
第十八条 聘任我校人员为副理事长以上职务的社会学术团体在我校举办重要学术会议，会议组织工作由学会自行负责；学校可提供会议场地，必要时给予一定经费资助。但事先应与科研外事处联系，协商有关事项后方可进行。
第十九条 学术会议组织者须在会后3个工作日内向科研外事处提交“学术交流反馈信息表”（见附件5）等会议资料（包括会议有关的文字、委托批文、图（照）片、音像资料等）和会议经费决算表一份。
第二十条主办或承办学术会议所需经费，会议组织单位可以向参会人员适当收取会议费用，也可以向相关单位募集。
各单位组织的地方性学术会议，必要时可从主办或承办单位学术活动经费或重点学科建设经费中适当资助。
由学校主持召开的国际学术会议，学校一次性资助50000～100000元；对于共同主办（承办）的国际学术会议，学校一次性资助30000～50000元。对于由学校主持召开的全国性学术会议，学校一次性资助20000元；对于共同主办（承办）的全国性学术会议，学校一次性资助10000元。学校资助经费从学术交流经费中支出。需要学校资助的应在申请表（见附件1）中注明。
第六章 邀请校内外专家学者作学术报告
第二十一条 邀请校外专家来校讲学（开办讲座或进行学术交流），一般由二级学院（部、所）负责联系和组织落实。邀请的专家应具有良好的学术道德和学术水平，专业造诣深。
第二十二条 学术报告的具体要求：
（一）学术报告的内容：学术报告须具有较强的学术性和前瞻性，要尽可能地反映最新学术成果。有争议的学术问题应依法、恰当地表述观点。
（二）专家学者的学历或职称：外请专家一般应具有教授职称或博士学位，校内专家一般应具有博士学位或副教授以上（含副教授）职称。
（三）学术报告时间一般不低于100分钟。
第二十三条 学校邀请校外专家学者举行的学术报告会，由科研外事处负责组织安排；各部门举行的学术报告会，由各部门负责组织安排。
第二十四条 各教学院（部、所）每学期至少邀请校外知名专家学者1人次来我校讲学。
第二十五条 主办单位须至少提前一周提出申请（申请表见附件2），报科研外事处审批。
第二十六条 活动结束后3个工作日内主办单位须将“学术交流信息反馈表”（见附件5）等相关材料（新闻稿、照片、音像资料等）报送科研外事处备案。
第二十七条 邀请校外专家学者来校作学术报告，经审批后按以下标准支付酬金：
（一）两院院士或国外著名专家学者：5000元/次；
（二）国内著名专家学者（教授兼博导）：3000元/次；
（三）其他专家学者：教授（硕导）：2000元/次；
（四）教授、副教授（硕导）：1000元/次；
以上经费由学术报告主办单位填写“学术报告经费审批表”（审批表见附件4），从学校学术交流专项经费中支付。
第二十八条 外请专家的住宿及用餐招待标准按学校有关规定执行。由学术交流活动组织单位提出申请，经科研外事处、校长办公室审定，分管校长批准，到校长办公室行政管理科办理相关手续。
第二十九条 学校鼓励本校副高级以上职称人员和优秀中青年骨干教师在校内为学生作学术报告。其中，正高级职称和享受高层次人才津贴的人员每年至少应为相关专业学生作学术报告1次。
第三十条 本校教师和其他专业技术人员在校内作学术报告，由各单位提出申请（申请表见附件3），按以下标准支付酬金：
（一）教授及其他正高级专业技术人员、具有博士学位的副教授：500元/场。
（二）副教授及其他副高级专业技术人员、博士：300元/场。
（三）其他人员：200元/场。
以上经费由学术报告主办单位填写“学术报告经费审批表”（附件4），从学校学术交流专项经费中支付。每年年底科研外事处统计后随科研奖励统一发放。
第七章 参加国内外学术会议
第三十一条 因发表论文或参与相关科研项目，应邀参加在国外及港、澳、台地区举办的国际学术会议，由受邀者持会议正式通知或邀请函提出申请（申请表见附件6），所在单位签署意见，科研外事处审核备案，主管校长批准后方可办理出境手续参加会议。每人次按5000元的标准发放会议补助，经费从学校学术交流专项经费中支出。
第三十二条 参加在国内（不含港、澳、台地区）举办的国际学术会议、全国性学术会议，须凭会议书面通知（或邀请函）和提交的学术论文向所在单位提出申请，经所在单位签署意见,科研外事处批准后方可参加。每人次按2000元（省内1000元）的标准发放会议补助，经费从学校学术交流专项经费中支出。
第三十三条 参加会议结束后，参加者应根据会议的重要程度，向所在单位领导汇报有关事项，重要会议资料交所在单位资料室保存，鼓励参加者在校内作1次相关的学术报告。参加在国外及港、澳、台地区举办的国际学术会议，会议资料交所在单位和科研外事处保存。
第三十四条 符合资助条件的副高级以上职称（或具有博士学位）人员每人每年最多可享受1次参加学术会议的资助。
第八章 附则
第三十五条 本办法自2012年1月1日起执行，原有同类文件同时废止。
第三十六条 本办法由平顶山学院科研外事处负责解释。
